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Produtividade em home office: dicas para a sua equipe

Descubra como garantir a eficiência do modelo de trabalho home office na sua empresa e os principais benefícios de maximizar a produtividade do seu time

produtividade em home office

O isolamento social, medida provisória contra a transmissão do novo coronavírus, já dura cerca de 70 dias e tem afetado o país de maneira inenarrável. Afinal, desde que foi decretado o período, muitas empresas se viram obrigadas a implantar o home office como principal modelo de trabalho e enfrentam hoje o desafio da baixa produtividade e da gestão remota de suas equipes.

Outrora considerado apenas por uma pequena fatia do mercado, esta nova modalidade de trabalho pede o uso estratégico de recursos tecnológicos, bem como a organização do tempo, para garantir eficiência. 

A seguir, veja como manter a produtividade dos seus colaboradores durante o período de home office:

O que é home office?

O modelo de trabalho intitulado “home office”, também conhecido como trabalho remoto, trabalho à distância ou teletrabalho, nada mais é que um cenário em que a empresa permite, por meio de normas em contrato, que o colaborador execute as tarefas pelas quais foi contratado de qualquer lugar, e não necessariamente num escritório, desde que disponível por meio do telefone e da conexão com a internet.

Embora tenha se popularizado devido à pandemia do novo coronavírus, esta modalidade de trabalho existe há vários anos. O Brasil, segundo dados divulgados pela Go Home, é o terceiro país onde mais cresce o home office e somente em 2018, eram mais de 3,8 brasileiros que se enquadravam nesta condição de trabalho. 

produtividade em home office

O que a lei diz sobre o modelo de trabalho home office?

Antes da reforma trabalhista, realizada em 2017, a única lei que tratava especificamente da modalidade home office, previa os mesmos direitos fomentados para os que exerciam a função sob o registro tradicional da CLT, mas não definia as condições específicas para o trabalho. Por este motivo, as poucas pessoas que trabalhavam dessa forma seguiam um acordo pré-estabelecido unicamente entre as partes.

Com a entrada da medida provisória 927, no entanto, o formato de trabalho home office foi descrito com maior precisão e riqueza de detalhes. 

De acordo com a legislação, é considerado trabalho remoto todo serviço prestado fora das dependências da empresa, mediante o uso de recursos tecnológicos de comunicação. Além disso, a prestação de serviço em trabalho remoto deve estar devidamente descrita no contrato do colaborador, com a exceção de situações de crise, como é o caso da pandemia. 

Conheça os benefícios do home office

São inúmeros os benefícios oriundos da adesão à modalidade de trabalho home office. Entre eles, os principais: 

Redução de custos

Com a adequação da modalidade de trabalho para o home office, um dos maiores benefícios, sem dúvidas, é a economia. Afinal, sem a necessidade de investir uma alta quantia de dinheiro na locação de um espaço físico destinado à realização das atividades, é possível reduzir custos e investir em recursos tecnológicos que maximizem a qualidade dos serviços prestados. A economia também se aplica aos próprios colaboradores que, sem a locomoção, também economizam o tempo e o dinheiro que seria gasto para tal.

Aumento da produtividade

Ao evitar desperdiçar o tempo útil com o deslocamento diário de casa para o escritório, uma outra grande vantagem, tanto para a empresa quanto para o colaborador, é o aumento da produtividade. Já que, com o home office, o funcionário pode ter um período maior de descanso, antes de iniciar o seu período oficial de trabalho, além de permitir-se realizar suas tarefas em um ambiente que lhe seja mais confortável e silencioso.

Como aumentar a produtividade dos colaboradores durante o período de home office?

Com o adequamento das atividades para o modelo home office, em detrimento da pandemia, muitas empresas precisaram se adaptar à tecnologia e aquelas que nunca haviam experimentado o recurso como modelo de trabalho, têm inúmeros receios relacionados à gestão remota das equipes e do controle da produtividade dos colaboradores durante o período contratado. Fazendo uso de algumas práticas, porém, é possível reduzir essa insegurança e garantir a mesma produtividade dos colaboradores, mesmo à distância. Veja como:

Planeje diariamente as tarefas do seu time

O primeiro passo para garantir a eficiência deste modelo de trabalho é garantir e acompanhar as tarefas diárias de cada integrante do seu time. Recursos como sprint, daily e até mesmo o scrum, em que realizam-se encontros diários para definir as prioridades do dia e acompanhar o que foi ou não finalizado, podem ajudar a maximizar a produtividade. É imprescindível que todos saibam exatamente o que devem fazer durante o dia e cumpram com todas as entregas em seus devidos prazos.

Encoraje a sua equipe a ter um ambiente propício e ergonômico para o trabalho

Com o home office e a livre escolha para decidir sobre trabalhar no sofá ou na cama, é importante atentar-se ao ambiente e garantir que a escolha do colaborador seja confortável e ergonômica. Já que não há ninguém no escritório e as cadeiras dos colaboradores estão disponíveis lá, por que não autorizar o transporte destas para a casa dos mesmos? Dessa forma, você garante a melhor estrutura para que o seu time desempenhe o melhor trabalho possível.

Determine os horários

Mesmo no home office, é importante determinar os horários de início, fim e de intervalos para almoço e até mesmo para aquele café da tarde, com o intuito de tornar o período de trabalho menos cansativo, manter o rendimento e incentivar o colaborador a executar as suas tarefas com maior qualidade. 

Defina os objetivos

Com a falta de previsibilidade de futuro, consequente da pandemia, é importante garantir que o seu time tenha metas de curto, médio e longo prazo, de modo a incentivá-los, diariamente, a se desafiarem e saírem da zona de conforto. A melhor estratégia para reter os colaboradores neste momento, é portanto, oferecer perspectivas de futuro.

Comunique-se

Sem as tradicionais conversas de corredor e saídas com os colegas durante o horário de almoço, é importante estabelecer momentos de interação, mesmo que por meio de plataformas e recursos virtuais, para garantir o engajamento do time. Afinal, com o home office, é normal as pessoas se isolarem dentro de suas próprias tarefas e deixarem de contar com o time para pedir ajuda e realizar trocas.

Ferramentas que podem ajudar o seu time a manter a produtividade durante o período de home office

Conheça a seguir ferramentas de tecnologia que podem maximizar a produtividade do seu time, mesmo durante o home office.

Gestão de Projetos

Trello: o Trello é uma plataforma muito popular para organizar tarefas e processos. Ele é baseado no método Kanban e utiliza quadros, listas e cartões para mostrar pendências, funções e projetos em andamento. Além disso, a plataforma tem um sistema eficaz de notificações por email sobre os projetos. Dessa maneira, os membros envolvidos nas tarefas são avisados sobre as atualizações e podem se comunicar através de comentários. O Trello é gratuito para as funções mais simples, mas possui planos pagos com valores acessíveis. Site: https://trello.com/

Asana: assim como o Trello, esta é uma ferramenta de comunicação em grupo baseado em nuvem que evita os montes de e-mails trocados. Além de monitorar conversas e projetos, por meio do método Kanban, e oferece serviços de gestão como a divisão de tarefas, o acompanhamento dos prazos totais e os níveis de prioridade de cada uma delas. Site: https://asana.com/pt

Comunicação com o time

Slack: o Slack é a alternativa para centralizar a comunicação entre sua equipe. Afinal, entre e-mails e grupos de Whatsapp, muita coisa pode se perder. Em síntese, esta é uma plataforma para organizar as conversas em canais com mensagens pesquisáveis. Ou seja, ela pode até substituir o e-mail para compartilhar informações e arquivos. Além disso, a ferramenta permite eleger assuntos prioritários e acessar qualquer informação quando precisar. O Slack tem uma versão gratuita para equipes pequenas e uma versão paga para planos profissionais. Site: https://slack.com/intl/pt-br/

Zoom: o Zoom é uma plataforma de videoconferências. Em sua versão gratuita, possui chamadas de vídeo individuais ilimitadas, reuniões em grupo de até 100 participantes por 40 minutos e a possibilidade de participar sem necessariamente possuir uma conta na plataforma. https://zoom.us/

Gestão de força de trabalho

Pontomais: este é um sistema de controle de ponto e gestão de jornada de trabalho online por onde é possível realizar o controle simultâneo de ponto dos colaboradores, bem como acessar os indicadores de presença, atrasos, banco de horas e ausências. Além do mais, a ferramenta também possui o recurso de geolocalização, que auxilia no monitoramento do modelo de trabalho home office, e também faz o envio de avisos e notificações para alertar os usuários sobre ausência de registros, jornadas incompletas e demais ocorrências. Site: https://www.pontomais.com.br/

Escala Jornadas: ideal para gerenciar plantões e jornadas de trabalho das equipes em clínicas, UPAs, hospitais, cooperativas de saúde e homecare, o Escala Jornadas foi desenvolvido a partir de uma iniciativa do Laboratório de Inovação da Sociedade Beneficente Israelita Brasileira Albert Einstein e é uma plataforma em nuvem que permite otimizar o gerenciamento de escalas e jornadas de trabalho por meio de diversas funcionalidades disponíveis na web ou no aplicativo. Site: https://escala.app/produtos/escala-jornadas

O Home Office é o novo futuro

Com o atual momento de crise vivenciado pelo nosso país, tivemos diferentes tipos de aprendizados. Aqueles que postergavam ou evitavam falar sobre transformação digital precisaram recorrer às pressas à tecnologia e implementar medidas que aceleraram o futuro e mudaram a forma como as pessoas interagiam, trabalhavam, estudavam e desempenhavam suas atividades. 

Com a grande crescente e avanço da tecnologia em diferentes setores essenciais, é importante pensar em métodos práticos para resolver questões burocráticas que, além de gerar desgaste de pessoal, também provoca perdas e danos ao empreendimento.

O Escala é um plataforma que, desenvolvido para melhorar a gestão da sua instituição, permite inúmeros usos durante o período de home office, como:

Comunicação com o quadro de colaboradores:

Em tempos de home office, a comunicação torna-se o principal aliado do RH na orientação das equipes, distribuição de protocolos e resolução de conflitos. É importante, portanto, manter o seu time constantemente atualizado.

Através do mural do Escala Plantões, é possível distribuir um comunicado a todo o time de forma simultânea, inclusive através de notificação via aplicativo. Desta forma, você garante que seu time esteja acompanhando os e-mails da plataforma, bem como as notificações ativadas no aplicativo mobile. Deste modo, toda atualização de escala é notificada em tempo real e nenhum profissional é pego de surpresa.

Presença dos colaboradores, mesmo em home office

Como boa parte das empresas têm operando com suas equipes ou parte delas em regime de home office, seguindo as recomendações da OMS (Organização Mundial da Saúde) para distanciamento social, o Escala se preparou para auxiliar no controle do absenteísmo, mesmo em operações mais complexas como as trocas de turno.

A funcionalidade de Check In / Check Out do aplicativo para celular Escala Plantões utiliza tecnologia de geolocalização para deixar você sempre atualizado sobre quem está presente. Quando o turno de trabalho estiver próximo de começar ou após o término, uma notificação é enviada para lembrar a todos de confirmar a presença ou saída.

Também é possível usar as ferramentas de produtividade do Escala e criar padrões de revezamento. Assim fica fácil organizar, em uma única ação, o revezamento dos profissionais durante esse período de isolamento.

Ficou curioso e gostaria de entender mais sobre as funcionalidades do Escala para a sua empresa, neste período de crise? Acesse e fale com um dos nossos especialistas.

Postado por Raphael Tavares

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